“A atual recuperação do setor será mais digital, muito mais sustentável e a adoção da tecnologia será fundamental”
Num momento em que as empresas recuperam, a facilitação de processos e a criação de melhores experiências, tornam-se imprescindíveis. João Carvalho, Head of SAP Concur | Southern Europe and Francophone Africa, falou com o Publituris e deu a conhecer as mais-valias da nova solução SAP.
Victor Jorge
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Muitas empresas utilizam soluções digitais para simplificarem a reserva de viagens, outras utilizam software de gestão de despesas para ajudarem os colaboradores a simplificarem o processo de envio de despesas e aceleração de reembolsos. No entanto, para criarem experiências excecionais de colaborador e, ao mesmo tempo, controlarem os custos, as empresas têm de encontrar formas de integrarem as suas abordagens à gestão de viagens e despesas (T&E) numa única estratégia coesa.
Por isso, João Carvalho, Head of SAP Concur | Southern Europe and Francophone Africa, salienta que “as empresas estão cada vez mais interessadas em soluções que ajudem os gestores de viagens e os responsáveis de Recursos Humanos a avaliar e gerir o risco das viagens”, sendo essencial “facilitar e desburocratizar cada vez mais os processos empresariais, tendo em conta o impacto ambiental das deslocações”.
A SAP apresentou, recentemente, a solução SAP Concur. No que consiste esta solução e que mais-valia traz ao setor do turismo e respetivos atores?
A SAP Concur é uma solução que pode definir-se como uma solução integral de gestão de viagens de empresa e de reembolso de despesas do colaborador. Graças a esta solução, um processo que, tipicamente, sempre foi manual passa agora a ser digital e possível de o fazer numa única plataforma e que está nas mãos do colaborador, que gere e/ou realiza essa deslocação e que com isso acaba por gerar despesas para liquidar.
Neste momento, o setor do turismo de negócios está a viver uma recuperação relevante e tanto as empresas como os seus colaboradores requerem cada vez mais soluções digitais de fácil utilização para realizar a gestão completa das suas deslocações profissionais da mesma forma que o fazem nas suas deslocações de âmbito pessoal. Na situação atual, onde ainda existem restrições e as empresas, em geral, estão a repensar todo o programa de viagens, contar com uma solução deste estilo gera por sua vez um sentimento de confiança no colaborador e, ao mesmo tempo, de controlo, na organização, facilitando assim o regresso das viagens corporativas gerando desta forma um impacto positivo no setor turístico.
Trata-se de uma solução end-to-end que dizem diferenciar-se da concorrência em Portugal. Em que aspetos?
Quando nos referimos ao processo end–to–end falamos da conjugação, numa única aplicação, dos processos de viagens e de despesas. Ou seja, o colaborador pode fazer diretamente, na aplicação, todo o processo de aprovação e reserva online, em tempo real, dos diversos serviços que vai precisar para a sua viagem (aéreo, hotel, rent-a-car, etc…). À posteriori, e na mesma app, fará o upload dos recibos referentes às despesas associadas a essa viagem ou deslocação. Após esta fase, os documentos estarão sujeitos ao processo de aprovação que a empresa tenha pré-definido, seguindo depois para a área financeira de forma a ser realizado o reembolso correspondente ao colaborador. A nível organizacional, estes dois processos sempre ocorreram de forma separada – as viagens acabavam por ser geridas por uma equipa e as despesas, que acabam por ser o impacto desta ação, por outros elementos da empresa (obviamente que cada empresa tem a sua organização interna).
Esta solução permite juntar estes dois “mundos” tornando-se num processo único, end-to-end, para o colaborador. Assim, a SAP Concur permite uma gestão integral e digital de todo o processo.
Em relação ao mercado português temos vindo a constatar que os processos são ainda muito manuais, baseados em papel e em aprovações (via email) e que existem ainda organizações onde é requerida, por exemplo, uma assinatura manual das chefias. Sentimos, por isso, que havia uma janela de oportunidade para melhoria de todo este processo. Melhoria esta que tem vindo a ser pedida pelos próprios colaboradores, uma vez que facilita não só a sua vida como a do back office.
O setor do turismo de negócios está a viver uma recuperação relevante e tanto as empresas como os seus colaboradores requerem cada vez mais soluções digitais de fácil utilização
Futuro (obrigatoriamente) digital
A tecnologia ou digitalização entraram, definitivamente, no léxico do setor do turismo. Que maiores dificuldades ou desafios são colocados na explicação da necessidade dos players do turismo enveredarem por este tipo de soluções?
No que se refere ao turismo de negócios, o impacto da tecnologia segue o mesmo caminho que o turismo de lazer. Neste sentido a adoção de ferramentas tecnológicas para otimizar a relação entre o viajante e a empresa fornecedora do serviço (seja a agência de viagens ou outros) é, claramente, uma prioridade e uma linha de ação chave para a otimização dos processos internos. Muitos dos processos de back office de gestão dos fornecedores são ainda bastante manuais e, sem dúvida alguma que uma parte desses serviços deverá ser otimizada recorrendo, naturalmente, à tecnologia.
A atual recuperação do setor será mais digital e, sem dúvida, muito mais sustentável, e a adoção da tecnologia será fundamental.
A par da solução há a fase técnica e de formação. Como é que se processa esta questão. Dão formação aos vossos clientes? Como e em que base? É uma formação contínua?
A formação é parte intrínseca do processo de implementação das nossas soluções. Esta formação pode ser realizada com foco no “Train the trainer” ou diretamente ao utilizador final. Os nossos parceiros de implementação definem com o cliente que tipo de formação é requerida de forma a garantir a correta adoção da ferramenta. Ao longo da vida de utilização das soluções, por parte dos clientes, a SAP Concur comunica de forma regular as inovações que as soluções vão sofrendo de forma a maximizar a utilização por parte dos clientes.
De salientar que se trata de uma solução intuitiva e de fácil utilização. A aplicação móvel SAP Concur está disponível para iOS e Android e é uma das poucas aplicações corporativas com níveis de aceitação semelhantes ao consumo de massa como WhatsApp ou Spotify.
Quais são os maiores entraves ao processo de digitalização das empresas no e do setor do turismo?
No caso das soluções da SAP Concur, o processo de digitalização, que é o que nos permite entrar em contacto direto com as empresas do setor turismo, assenta na distribuição, emissão e faturação dos serviços. Por vezes, o que acontece é depararmo-nos com algumas dificuldades nos processos de integração com as soluções das próprias empresas turísticas. Muitas dessas empresas utilizam sistemas desenvolvidos taylor made e que vão requerer integração com outras ferramentas que existem no mercado, como é caso da SAP Concur. Estas situações têm impacto na velocidade na qual se pode ativar o serviço, aportando algum esforço adicional.
Por outro lado, é certo que cada vez mais as empresas estão a adotar soluções tecnológicas mais modernas, tipicamente em cloud, o que permitirá, no futuro, uma maior agilidade e capacidade de adaptação e resposta às necessidades do mercado corporativo que são, sem quaisquer dúvidas, cada vez mais digitais.
Concur X2
Dividem as soluções Concur em “Travel” e “Expense”. O que caracteriza estas sub-soluções?
Ainda que se tratem de uma única plataforma, as soluções específicas da SAP Concur podem de facto ser ativadas e consumidas de forma autónoma. As nossas soluções podem dividir-se em dois grandes grupos: Concur Travel e Concur Expense.
A primeira refere-se a todo processo de reserva, aprovação e emissão online de bilhetes dos diferentes serviços requeridos pelo colaborador e que cumprem com a política da empresa. Trata-se de um motor de busca muito similar ao de um de viagens comumente usado pelo grande público, mas com uma grande diferença, garante que as opções oferecidas pela solução, ao colaborador, são aquelas definidas pela empresa de acordo com a sua política de viagens.
Já a “Concur Expense”, refere-se a todos os processos relacionados com a gestão de despesas desde a captura digital (fotografia) dos recibos em papel; o processo de aprovação dos mesmos; os centros de custo aos quais serão imputados; as ajudas de custo; adiantamentos e, ainda, aos processos de auditoria interna e integração com os movimentos dos cartões de crédito. Todos estes processos são suportados pela solução de Expense em conjunto com a solução de Travel.
Estas soluções ou sub-soluções destinam-se a que setores de atividade dentro do universo do turismo?
As soluções de Travel têm uma integração direta com a Agência de Viagens que, por sua vez, presta um serviço ao cliente final. Na prática, a maior parte dos conteúdos / inventariado chega, à Concur Travel, através da agência que está conectada ao Global Distribution System (GDS), sendo assim possível analisar todo o inventário existente.
Também existem outras integrações, com o mundo hoteleiro, que dão a possibilidade de utilizar os serviços diretos de plataformas ou agregadores como booking.com ou HRS. Diria, então, que os principais conteúdos consumidos pelo Concur Travel são o aéreo, os hotéis e os rent-a-car, tornando-se assim um canal digital para o mundo corporativo e para qualquer empresa que atue nestes setores.
No mercado português temos vindo a constatar que os processos são ainda muito manuais, baseados em papel, em aprovações (via email) ou uma assinatura manual das chefias
Como integrar as soluções nas atuais estruturas e de que forma facilitam o dia-a-dia das mesmas?
Um dos principais pontos de integração é, sem dúvida, o Global Distribution System (GDS) que acaba por alimentar todo o setor de distribuição de viagens (agências de viagens). As que prestam serviço, ao segmento corporativo, estão cada vez mais integradas com o Concur e com os modelos de booking online. À medida que este modelo vai sendo adotado pelas empresas, as próprias agências de viagens também farão as restantes otimizações nas integrações necessárias para assim poder captar os benefícios e eficiências organizacionais gerados pelo volume de bookings online.
Que integração existe com as restantes soluções SAP?
Todo o processo de viagens e despesas termina como um input na contabilidade da empresa e, por isso, contamos com uma integração nativa com os módulos financeiros de SAP ERP, o que permite uma contabilização sem esforço e uma comunicação bidirecional entre ambos sistemas. Também de referir que a estrutura organizativa, a nível de recursos humanos, que está suportado no SAP ERP também está integrada nativamente com SAP Concur facilitando, assim, a atualização dos perfis dos colaboradores de uma forma otimizada. Existem outras integrações disponíveis, como por exemplo, com a plataforma analítica da SAP.
De referir que, a Concur, foi adquirida pela SAP, em 2014, e por isso contamos, no nosso portfólio, com um set importante de integrações com outros sistemas financeiros, RH e CRM de mercado.
Que outras soluções poderão ou deverão ser tidas em conta pelo universo do turismo (de forma geral), de modo a melhorar a gestão e eficiência do negócio?
O portfólio da SAP é bastante amplo e, de forma geral, as empresas do universo do turismo podem adotar essas soluções, quer no âmbito da eficiência interna quer na gestão dos seus clientes ou fornecedores. A digitalização e a melhoria de eficiência do setor do turismo é relevante e equivalente a outros setores de atividade.
